Elektronische Registrierkassen

Gesetz gegen Steuerbetrug an Registrierkassen tritt in Kraft

In Kraft getreten ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Das Gesetz sieht die Umstellung von elektronischen Registrierkassen auf ein fälschungssicheres System vor. Die Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden, so dass eine Löschung von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Die technischen Anforderungen definiert und zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

Außerdem wird ab dem 1.1.2020 eine Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an die Kunden eingeführt. Aus Gründen der Praktikabilität und Zumutbarkeit können sich jedoch Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, von der Belegausgabepflicht befreien lassen.

Zusätzlich zu den schon vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle wird ab 2018 die Möglichkeit der Kassen-Nachschau eingeführt. Dabei handelt es sich um unangemeldete Kassenkontrollen durch die Steuerbehörden, um möglichen Steuerbetrug zeitnah aufklären zu können.

Handlungsempfehlung:

Die neuen Regeln gelten für alle elektronischen Kassensysteme. Allerdings gilt eine Umstellungsfrist bis Ende 2019 (teilweise bis Ende 2022). Die geforderten technischen Sicherheitseinrichtungen müssen noch entwickelt werden. In der Übergangszeit sollten nur solche Kassensysteme neu erworben werden, bei denen der Hersteller eine spätere Nachrüstung der technischen Sicherheitseinrichtungen zusagt.

Bis zum Auslaufen der Übergangsfrist gelten also im Grundsatz noch die bisherigen Regeln fort. Insofern sind insbesondere folgende Grundsätze zu beachten, wie jüngst die Oberfinanzdirektion Karlsruhe in einem Merkblatt vom 31.10.2016 zum Thema „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“ herausstellt:

–  Werden zur Erfassung der Kasseneinnahmen in der Buchführung „vorgelagerte Systeme“ wie Registrierkassen, PC-Kassensysteme, Taxameter etc. eingesetzt, so unterliegen diese Systeme als Teil der Buchführung denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie Buchführungssysteme.

–  Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Insbesondere müssen die Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

–  Neben den Journaldaten sind u.a. auch die Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen aufzubewahren.

–  Diese zehnjährige Aufbewahrung gilt auch bei einem Wechsel des Kassensystems. Auch hier sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten des Altsystems zu sichern.

Bei dem Einsatz einer sog. „offenen Ladenkasse“ gilt:

–  Auch bei Einsatz einer offenen Ladenkasse gilt prinzipiell eine Verpflichtung zur Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls. Zu erfassen sind Inhalt des Geschäfts sowie Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des Vertragspartners.

–  Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit nachweislich Waren von geringem Wert an eine Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld – unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z.B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) – täglich zu zählen. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen sowie um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so dass sich im Ergebnis die Tageseinnahmen ergeben. Die Zählung ist durch ein Zählprotokoll zu dokumentieren.

Zu beachten ist, dass der Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung ein Datenzugriff auf die digitalen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten ermöglicht werden muss. Hierbei kann im Rahmen des unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriffs Einsicht am Kassensystem vorgenommen oder eine Datenträgerüberlassung verlangt werden. Es ist daher sicherzustellen, dass die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur gespeichert, sondern auch exportiert und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.